아웃룩 사서함이 거의 꽉 찼습니다

아웃룩 사서함이 거의 꽉 찼습니다

아웃룩을 사용하다 보면 사서함이 거의 꽉 찼습니다. 라는 메일을 수신하는 경우가 생긴다. 사서함의 크기는 정해져 있는데 수신한 메일 및 첨부파일 용량이 사서함 크기에 거의 도달했을 때, 메시지를 받게 된다. 사서함이 가득차게 되면 메일 수신이 되지 않기 때문에 사서함을 비워야 하는데, 사서함 용량 증설이 불가능하다면 본인 로컬 PC에 백업을 받아두어야 한다. 혹은 사서함 메일을 정리해서 용량을 확보해야 한다. 

사서함이 가득 찼을 때 로컬 PC로 메일을 백업하는 방법에 대해서 알아본다. 

1. 파일 - 정보 - 계정설정 - 계정설정 메뉴로 들어간다. 

2. 계정설정 창에서 두번째 탭에 있는 데이터 파일 탭으로 이동한다.

기존에 이용하던 데이터 파일 외에 로컬에 저장할 데이터 파일을 생성할 것이다. 추가(A)... 버튼을 클릭한다. 

3. Outlook 데이터 파일 만들기 또는 열기 창이 뜬다. 아래 파일 이름에 저장하려는 이름을 정하여 입력한다. 확인을 클릭한다. 

4. 조금 전 만든 데이터 파일이 자신이 선택한 경로에 생성되었다. 닫기를 눌러 창을 빠져나온다. 

5. 왼편 폴더 트리에 조금 전 생성한 데이터 파일 그룹이 나타난다. 

6. 생성한 그룹에서 우클릭 한 후 새 폴더를 클릭한다. 

7. 새폴더의 이름은 메일함의 이름이 된다. 분류하기 쉽도록 메일함의 이름을 만들어주면 된다. 이 때, 폴더 위치 선택은 조금 전 생성한 Outlook Data 백업이 선택되어 있어야 한다. 

확인을 눌러 폴더(메일함)를 생성한다.

8. 기존 메일함에 있던 메일을 선택 후, 백업 메일함으로 Drag & Drop 하여 메일을 이동한다. 

위와 같은 방법으로 첨부파일이 큰 메일이나 오래된 메일을 백업함으로써 사서함의 용량을 줄일 수 있다. 

주의할 사항으로는 메일이 로컬에 저장되고 있기 때문에 PC의 문제 등으로 포맷을 하게 되는 경우, 해당 파일의 백업이 별도로 수행되어야 한다. 간혹 백업을 하지 않고 포맷해서 로컬에 저장해 둔 중요한 메일이 삭제되는 경우가 있으니 각별히 주의하도록 한다. 

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